Kuruluşumuz:
Yazı İşleri Müdürlüğümüz Üniversitemiz Yönetim Kurulu’nun  02/03/2011 tarihli ve 08 No’lu Toplantısında alınan 2011-01 sayılı kararı ile Genel Sekreterlik bünyesinde kurulmuştur.

Yasal Dayanak:
2547 Sayılı Yükseköğretim Kanununun 51 inci maddesi çerçevesinde görev yapmakta olup bu maddeyi de içine alan 124 Sayılı, Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 27 nci maddesinde Yazı İşleri Müdürlüğü’nün görevleri yer almaktadır.

GENEL SEKRETERLİK YAZI İŞLERİ GÖREV TANIMI

Genel Sekreterliğe bağlı olarak Üniversitemizin idari birimleri ile Rektörlük bünyesindeki diğer birimlerinden gelen her türlü yazıların EBYS (Elektronik Belge Yazılım Sistemi) üzerinden dağıtılmasını, kodlanmasını sağlamak, Rektörlük birimlerinin haberleşmesini temin etmek, gelen ve giden evrakların dağıtımını EBYS üzerinden yapmak.

Birimlerden, şahıslardan ve kurum dışından Rektörlüğe gelen evrakların akışının, her türlü dilekçenin ve günlük havalelerin aksamaması, kayıtların EBYS sistemine yapılıp ilgili birim ve kuruluşlara zamanında gönderilmesini sağlamak ve bunun için gerekli tedbirleri almak.

YAZI İŞLERİ BÜROSU GELEN VE GİDEN EVRAK İŞLEYİŞ ŞEMASI

1. Rektörlüğümüze gelen bütün evraklar birim personelleri tarafından PTT görevlisinden alarak gelen evrak bürosuna teslim edilir ve evrak memurunca açıldıktan sonra tarih ve sayısı verilerek EBYS üzerinden kayda alınır.
2. Kayda alınan bu evraklar Genel Sekretere veya yardımcısına sunulur.
3. Genel Sekreter veya Yardımcısı tarafından ilgili birimlere sevk edilir ve uygun görülen bazı evraklar Rektör veya Yardımcısına arz edilir.
4. Sevk olan bu evraklar tekrar gereğinin yapılması için genel evrak bürosuna gönderilir.
5. Evrak memurunca bilgisayar ortamında kaydolan bu evrakların zimmeti yapılarak ilgili birimlere EBYS ile dağıtımı yapılır.
6. Rektörlüğümüz adına ilgili birimlerce değişik kurum veya kişilerle yapılan yazışmalar postaya verilmek üzere giden evrak bürosuna gönderilir.
7. Burada  EBYS üzerinden kayda alınan evraklara tarih ve sayısı verildikten sonra zimmet işi yapılarak postaya verilir.

GELEN VE GİDEN EVRAKTA YAPILAN İŞLEMLER

Gelen evrak; önce yazı işlerinde EBYS kaydı yapılır ve Yazı İşleri Müdürünün denetiminden geçerek Genel Sekretere sunulur. Genel Sekreterin uygun gördüğü önem arz eden yazılar ilgisine göre Rektör veya Rektör Yardımcılarına sunulur. Rektör veya Yardımcıları bu evrakları gereği yapılması ricasıyla adı geçen büroya geri gönderir ve genel evrak bürosu da bu evrakları ilgili birimlere EBYS sistemi üzerinden dağıtımı yapılır.

Giden evrak; birim evrak nosu alındıktan sonra gelen resmi evraklar genel evrak bürosunda bulunan giden evrak bilgisayarından numarası verildikten sonra, yazı kurum birimi ise zimmet defterine kurum dışı ise posta zimmet defterine işlenir. Giden zarfın sol üst köşesine gönderen kurumun kaşesi ve evrağın sayısı yazılıp, zarfın ortasına gideceği makam ve adresi açıkça yazılıp gönderilir. Birimin yetkili amirlerince gizli, çok gizli, kişiye özel ibaresi ile gelen yazı kaydedildikten sonra aynı gizlilik derecesiyle aşağıda belirtilen şekilde gönderilir.

1. Çok gizlilik derecesi olan yazılar çift zarf ile gönderilir. İlk zarfa yazı konulur, zarf yapıştırılarak, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.

2. Zarfın ön yüzüne sol üst köşeye gönderen makamın kaşesi ve evrakın numarası yazılır, ortaya gideceği makam yazıldıktan sonra zarfın ön ve arka yüzüne üst ve alt köşelerine gelecek şekilde kırmızı damga ile gizlilik derecesi basılır. Ayrıca acelecilik derecesi varsa, sağ üst köşeye kırmızı damga ile basılır.

3. Bu zarf arasında karbon kağıdı bulunan 2 suret evrak senedi ikinci bir zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. İkinci zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz.

4. Yazılar aciliyetine göre fax ve e-posta ile de gönderilir ve bu şekilde gönderilen yazıların 5 gün içerisinde resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

GENEL EVRAK BÜROSUNUN GÖREVLERİ 

                Genel Sekreterliğe bağlı olarak Üniversitenin idari birimleri ile Rektörlük bünyesindeki diğer birimler ile ilgili her türlü yazışmanın EBYS üzerinden dağıtılmasını, kodlanmasını sağlamak, Rektörlük birimlerinin haberleşmesini temin etmek, gelen ve giden evrakların EBYS ile dağıtımını yapmak.     

1. Birim yöneticilerinin ortak nitelikteki yönetim görevlerini yerine getirmek.

2. Birimlerden, şahıslardan ve kurum dışından Rektörlüğe gönderilen gelen evrak akışının, her türlü dilekçenin ve günlük havalelerin aksamaması, kayıtların yapılıp ilgili birim ve kuruluşlara zamanında gönderilmesini sağlamak ve bunun için gerekli tedbirleri almak.

3. Tarihli ve takipli evrakları gününden önce ilgili birimlere ulaştırmak.

4. Günlük postayı PTT görevlisinden almak, açmak ve birimlere göre ayırmak, bu evrakların kaydını yaparak Genel Sekretere sunmak gerekirse Rektör ve Yardımcılarına iletmek, makamdan havale edilmesini ve ilgili yerlere dağıtılmasını sağlamak.

5. Giden evrak kaydının EBYS sistemi ile yapılıp ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak.

6. Yıl sonunda o yıla ait işlem, yazışma ve evrakları tasnif edip dosyalayarak birim arşivine kaldırmak.

7.Genel Sekreterce verilen ve gerekli görülen benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek.

8.Bu birimin amacının biri de yazışmalarda kurallara uygunluğu sağlayarak tek tipliliği temin etmektir.

Kurumların en önemli haberleşme aracı yazışmadır. Belge özelliği taşıması ve kalıcı olması özellikleri nedeniyle kamu kuruluşlarında yazışma bir formata bağlanmış ve resmi yazıların çeşitli bölümlerine ilişkin kurallar geliştirilmiştir. Ülkemizde resmi yazılarda tek tipliliği sağlamak amacıyla Başbakanlıkça yönergeler çıkarılmıştır.