GELEN VE GİDEN EVRAKTA YAPILAN İŞLEMLER
Gelen evrak; önce yazı işlerinde EBYS kaydı yapılır ve Yazı İşleri Müdürünün denetiminden geçerek Genel Sekretere sunulur. Genel Sekreterin uygun gördüğü önem arz eden yazılar ilgisine göre Rektör veya Rektör Yardımcılarına sunulur. Rektör veya Yardımcıları bu evrakları gereği yapılması ricasıyla adı geçen büroya geri gönderir ve genel evrak bürosu da bu evrakları ilgili birimlere EBYS sistemi üzerinden dağıtımı yapılır.
Giden evrak; birim evrak nosu alındıktan sonra gelen resmi evraklar genel evrak bürosunda bulunan giden evrak bilgisayarından numarası verildikten sonra, yazı kurum birimi ise zimmet defterine kurum dışı ise posta zimmet defterine işlenir. Giden zarfın sol üst köşesine gönderen kurumun kaşesi ve evrağın sayısı yazılıp, zarfın ortasına gideceği makam ve adresi açıkça yazılıp gönderilir. Birimin yetkili amirlerince gizli, çok gizli, kişiye özel ibaresi ile gelen yazı kaydedildikten sonra aynı gizlilik derecesiyle aşağıda belirtilen şekilde gönderilir.
1. Çok gizlilik derecesi olan yazılar çift zarf ile gönderilir. İlk zarfa yazı konulur, zarf yapıştırılarak, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
2. Zarfın ön yüzüne sol üst köşeye gönderen makamın kaşesi ve evrakın numarası yazılır, ortaya gideceği makam yazıldıktan sonra zarfın ön ve arka yüzüne üst ve alt köşelerine gelecek şekilde kırmızı damga ile gizlilik derecesi basılır. Ayrıca acelecilik derecesi varsa, sağ üst köşeye kırmızı damga ile basılır.
3. Bu zarf arasında karbon kağıdı bulunan 2 suret evrak senedi ikinci bir zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. İkinci zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz.
4. Yazılar aciliyetine göre fax ve e-posta ile de gönderilir ve bu şekilde gönderilen yazıların 5 gün içerisinde resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir.