GENEL EVRAK BÜROSUNUN GÖREVLERİ
Genel Sekreterliğe bağlı olarak Üniversitenin idari birimleri ile Rektörlük bünyesindeki diğer birimler ile ilgili her türlü yazışmanın EBYS üzerinden dağıtılmasını, kodlanmasını sağlamak, Rektörlük birimlerinin haberleşmesini temin etmek, gelen ve giden evrakların EBYS ile dağıtımını yapmak.
1. Birim yöneticilerinin ortak nitelikteki yönetim görevlerini yerine getirmek.
2. Birimlerden, şahıslardan ve kurum dışından Rektörlüğe gönderilen gelen evrak akışının, her türlü dilekçenin ve günlük havalelerin aksamaması, kayıtların yapılıp ilgili birim ve kuruluşlara zamanında gönderilmesini sağlamak ve bunun için gerekli tedbirleri almak.
3. Tarihli ve takipli evrakları gününden önce ilgili birimlere ulaştırmak.
4. Günlük postayı PTT görevlisinden almak, açmak ve birimlere göre ayırmak, bu evrakların kaydını yaparak Genel Sekretere sunmak gerekirse Rektör ve Yardımcılarına iletmek, makamdan havale edilmesini ve ilgili yerlere dağıtılmasını sağlamak.
5. Giden evrak kaydının EBYS sistemi ile yapılıp ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak.
6. Yıl sonunda o yıla ait işlem, yazışma ve evrakları tasnif edip dosyalayarak birim arşivine kaldırmak.
7.Genel Sekreterce verilen ve gerekli görülen benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek.
8.Bu birimin amacının biri de yazışmalarda kurallara uygunluğu sağlayarak tek tipliliği temin etmektir.
Kurumların en önemli haberleşme aracı yazışmadır. Belge özelliği taşıması ve kalıcı olması özellikleri nedeniyle kamu kuruluşlarında yazışma bir formata bağlanmış ve resmi yazıların çeşitli bölümlerine ilişkin kurallar geliştirilmiştir. Ülkemizde resmi yazılarda tek tipliliği sağlamak amacıyla Başbakanlıkça yönergeler çıkarılmıştır.